Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el método más eficiente y rentable para almacenar, administrar, consultar y preservar, ya que convierte los documentos físicos en imágenes electrónicas. Miles de organizaciones alrededor del mundo usan la digitalización de documentos diariamente en lugar de contar con sistemas de archivo físico. Las razones para este cambio son muy simples: prevenir la pérdida de registros, ahorrar espacio de almacenamiento, administrar los registros más fácilmente, mejorar la búsqueda y tener un acceso centralizado a las imágenes.

Además supone una revolución en el manejo de la información. No sólo porque grandes cantidades de datos pueden ser almacenadas en dimensiones muy pequeñas, sino porque además se libera a los objetos de la dependencia de su existencia y ubicación material.
Incluso en el funcionamiento de miles de empresas en todo el mundo la digitalización de documentos está cambiando la gestión y organizando mejor el trabajo de cientos de miles de empleados.

Un documento digitalizado gana en seguridad y puede ser, incluso, protegido mediante una contraseña para que sólo puedan ingresar a él determinadas personas.
Otra de las ventajas de la digitalización de documentos es que gracias a este proceso se puede permitir el acceso inmediato a determinada información que puede ser crítica.
Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones.

Nuestra Gestión:

Numir puede colaborar con su Empresa en la reducción de costos, simplificando los procesos administrativos, comerciales y operacionales mediante la Digitalización y Administración de documentos.

Ofrecemos el servicio para la digitalizacion de documentos, así como la venta del equipo, software, capacitación y soporte técnico. Nuestra empresa esta integrada por profesionales con amplia experiencia en digitalización, flujos de trabajo, administración y captura de grandes volúmenes de documentos, conscientes de la importancia y confidencialidad de la información que contienen.

Administración de Documentos Electrónicos
Con el Software para la Digitalización y Administración de Documentos se puede componer en un mismo lugar documentos de Word, Excel, Power Point, Autocad, etc. y los digitalizados en su empresa en formato JPG, TIF y PDF.

Servicios de procesamiento
Servicio de planificación y estructuración de sus documentos que se requiere antes de ser digitalizados. Este Servicio integral lo liberará de toda carga en la implementación de su proyecto para la Digitalización y Administración de Documentos.

Digitalización de documentos, libros y planos
Contamos con instalaciones, equipo y personal capacitado necesarios para llevar a cabo proyectos de digitalización de gran volumen de documentos, libros y planos.

Captura y conversión
Indexación (captura de campos de búsqueda) a cada imagen o archivo, como puede ser Fecha, Factura, R.F.C., Proveedor, Empleado, etc., para luego ser localizadas en segundos. Aplicación del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).

Beneficios
Son múltiple los beneficios operativos, económicos y de resguardo que provee la digitalización de documentos:

Disminución de costos en la búsqueda, almacenamiento y reimpresión de documentos.

Instantáneo acceso a la información relevante.

Disponibilidad de los documentos a cualquier hora y lugar para generar copias en papel a través de impresoras comunes, eliminando la necesidad de realizar fotocopias.

Disponibilidad de la documentación para envío de e-mail.

Ahorro de espacio físico destinado al archivo y almacenaje de papel.

Preservación y resguardo de la documentación a través del paso del tiempo.

Aumento de la seguridad y confidencialidad en el tratamiento de documentos importantes.

Manejo de documentos en su formato original.